TESSA ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО — это готовый модуль с уже настроенной конфигурацией объектов, справочников и программных расширений, который позволяет быстро автоматизировать все базовые задачи, связанные с организацией делопроизводства в компаниях различных масштабов и направлений деятельности.

Быстрый старт с готовым решением

Модуль содержит все необходимое для быстрого старта, легко адаптируясь под особенности ведения делопроизводства конкретного бизнеса благодаря дополнительным конструкторам и техническим возможностям. TESSA ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО можно использовать как самостоятельный продукт, так и в качестве основы для последующего развития единой цифровой платформы по управлению документами и бизнес-процессами.

Что нужно знать про модуль:

1. Делопроизводство по умолчанию включено в базовую поставку платформы TESSA
2. В комплекте поставки содержится руководство пользователя с подробным описанием всех возможностей и настроек для самостоятельной адаптации решения

Как использовать?

Основные функциональные блоки

• Входящие документы
• Исходящие документы
• Организационно-распорядительные документы

• Внутренние и универсальные документы
• Доверенности
• Поручения

Ниже приведены возможности и сценарии работы данных функциональных блоков, которые можно запустить в работу сразу после установки.

Входящие документы

• Автоматическое создание карточки входящего документа с заполнением реквизитов из письма, полученного по email
• Создание карточек входящих документов с применением поточного сканера
• Автоматическая проверка наличия дублей карточки
• Автоматическое выделение штрих-кода с выводом на печать наклейки
• Процессы регистрации, рассмотрения, исполнения и ознакомления
• Автоматическая постановка настраиваемого регистрационного штампа на документ
• Создание карточки исходящего документа на основании входящего
• Создание карточек поручений на основании входящего документа

Исходящие документы

• Создание карточки исходящего документа на основании входящего
• Добавление адресатов по настраиваемым спискам рассылки
• Процессы согласования, подписания, регистрации, отправки и ознакомления
• Автоматическая постановка настраиваемого регистрационного штампа на документ
• Возможность настройки автоматической регистрации документа
• Автоматическая отправка исходящего документа по e-mail

Организационно-распорядительные документы (приказ, распоряжение)

• Процессы согласования, подписания, регистрации, рассмотрения и ознакомления
• Автоматическая постановка настраиваемого регистрационного штампа на документ
• Возможность настройки автоматической регистрации документа
• Создание карточек поручений на основании ОРД
• Возможность автоматической отмены связанных ОРД

Внутренние и универсальные документы

Служебная записка:

• Процессы согласования, подписания, регистрации и ознакомления
• Автоматическая постановка настраиваемого регистрационного штампа на документ
• Возможность настройки автоматической регистрации документа

Документ для согласования:

• Универсальная карточка, на основании которой можно оперативно настроить необходимые типы и категории документов, при необходимости изменив реквизитный состав и маршрут.

Протокол:

• Процессы согласования, подписания, регистрации, исполнения и ознакомления
• Возможность настройки автоматической регистрации документа
• Создание карточек поручений на основании протокола
• Создание файла протокола по шаблону

Доверенность

• Возможность настройки автоматической регистрации документа
• Возможность отмены и фиксации истечения срока действия доверенности
• Процессы согласования, подписания, регистрации и ознакомления      

Поручение

• Создание карточек поручений как на основании документов, так и обособленных
• Возможность создания дочерних поручений
• Выбор текста поручения из настраиваемого справочника
• Возможность указания автором поручения другого сотрудника, с последующим заданием утверждения автором
• Запросы переноса срока исполнения и смены исполнителя
• Возможность использования при исполнении отчетов соисполнителей или подчиненного
• Просмотр хода исполнения по каждому исполнителю
• Контроль исполнения поручения

  Общая функциональность для всех блоков:

• Автоматическая смена состояний карточки при выполнении заданий по документу
• Настройка категории файлов для автоматического открытия файла из нее в области предпросмотра
• Возможность деления типов документов на дополнительные категории
• Массовые операции с файлами: сохранение приложенных к карточкам файлов (из настраиваемых категорий) без их открытия
• Массовые операции с заданиями: постановка задач без открытия карточек
• Настройки формата и расположения на странице штампа регистрации в зависимости от типа документа
• Настройка автоматической регистрации в зависимости от типа документа
• Возможность настройки сроков исполнения в зависимости от вида задания и типа документа
• Создание списков рассылки исходящего документа с возможностью ограничения их доступности
• Установка настраиваемых связей между документами
• Разграничение доступа к добавлению файлов в карточку в зависимости от типа, состояния документа, роли сотрудника

Дополнительные возможности

• Расширенный механизм замещений: временное или постоянное, замещение по типам документов, наследование замещений
• Возможность создания своих шаблонов карточек и файлов
• Обсуждение документов с коллегами, при наличии лицензии на модуль «Форумы и обсуждения»
• Множественные календари: возможность настройки индивидуального графика работы как для подразделения/департамента/филиала, так и для конкретного сотрудника, в том числе с поддержкой временных зон
• Конструктор уведомлений
• Конструктор маршрутов без программирования по концепции low-code
• Параллельное и последовательное согласование
• Самостоятельное добавление согласующих в маршрут
• Быстрый поиск необходимого документа с помощью атрибутивного и полнотекстового поиска
• Создание категорий файлов, приложенных к карточкам
• Автоматическая конвертация файла документа в PDF для постановки штампа
• Автоматическая нумерация документов по формату
• Просмотр файлов документа в системе с помощью функции предварительного просмотра
• Настраиваемые справочники

Интерфейс

Интерфейс системы интуитивно понятен, что позволяет подключать новых сотрудников без длительного обучения. Вы можете персонализировать рабочий стол системы, изменяя цветовую тему и фон.

ЗАПРОСИТЬ ДЕМО