Регистрация документов типового решения

Регистрация входящего документа

Для регистрации нового входящего документа необходимо создать карточку вида Входящий. Сделать это можно, выбрав в меню системы Создать карточку -> Документы -> Входящий. Карточка откроется в новой вкладке.

В ней необходимо заполнить данные и приложить файл документа.

Note

Как правило, к карточке входящего прикладывается скан, поэтому для добавления файла удобно использовать потоковое сканирование.

После заполнения всех необходимых данных карточку нужно сохранить.

По умолчанию в типовом решении нет настроенных маршрутов по карточке входящего, однако можно воспользоваться задачами для отправки документа на исполнение.

Note

Администратор системы может настроить любой процесс с помощью подсистемы маршрутов или конструктора бизнес-процессов для карточки документа.

На основе входящего документа пользователь может создать Исходящий. Для создания исходящего документа необходимо открыть карточку входящего, затем в меню системы выбрать пункт Другие → Создать на основании/Создать на основании с файлами.

В отдельной вкладке откроется новая карточка исходящего, в которую будут перенесены данные из входящего документа, в поле Ссылки добавится ссылка на входящий, а также заполнится поле Состояние исходящего документа значением Проект.

После сохранения исходящего документа в карточку входящего автоматически будет добавлена ссылка на него.

Регистрация прочих документов

По умолчанию в системе настроена регистрация следующих видов документов: Исходящий, Договор, Протокол, Приказ и Распоряжение.

Для регистрации необходимо открыть нужную карточку документа и в меню системы выбрать пункт Действия → Зарегистрировать документ, затем в открывшемся диалоговом окне нажать Да.

Состояние в карточке документа сменится на Зарегистрирован, и она получит регистрационный номер. Зарегистрированные документы в представлении Мои документы выделяются зелёным цветом.

Important

Пользователю доступна регистрация документа, находящегося в любом состоянии. Если в документе маршрут запущен и не завершен, то при регистрации документа все маршруты по карточке будут отменены.

Для отмены регистрации необходимо выбрать в меню системы Действия → Отменить регистрацию и в открывшемся диалоговом окне подтвердить действие. При необходимости, карточку документа можно повторно зарегистрировать.

Important

Если в момент регистрации карточки документа все маршруты были завершены, то после отмены регистрации документ вернется в прежнее состояние, например, Согласован, Подписан и др. Пользователю снова будет доступна функция отзыва процесса.

После отмены регистрации в карточке документа с прерванным маршрутом, состояние документа сменится на Проект.

Note

Для карточек различных документов может использоваться универсальный процесс: или преднастроенный администраторами, или настроенный пользователем для конкретной карточки документа, как это описано на примере Договора.

Note

Администратор системы может настроить расположение кнопки запуска процесса на тулбаре карточки (см. Карточка “Вторичный процесс”. Режим Кнопка).