Перейти к содержанию

Согласование документов

Маршрут по документу может состоять из набора этапов разных типов (согласование, подписание, регистрация, задача, уведомление, ознакомление и т.д.). Различные типы этапов могут иметь свои особенности и настройки, комплексно весь маршрут настраивается администратором системы и может иметь любые вариации.

В данном руководстве рассмотрены только этапы согласования документа с использованием подсистемы маршрутов, на примере карточки договора. При этом этапы согласования в маршруте могут быть как самостоятельные (настроенные в табличном виде, см. Настройка этапов согласования), так и в рамках схемы согласования (см. Настройка и запуск маршрута со схемой согласования) - но в обоих случаях у пользователя есть возможность настройки маршрута в соответствии с настроенными администратором системы правилами доступа.

Относительно согласования документов Администратор системы может:

Note

В типовой поставке платформы использование схемы согласования по умолчанию подключено только для типа документа Договор в рамках выполнения процесса с использованием подсистемы маршрутов.

Краткое описание

Маршрут согласования документа происходит в несколько этапов, каждый из которых содержит некоторое число согласующих и может проходить параллельно или последовательно. Если цикл завершился и, хотя бы один согласующий не одобрил согласование – документ перейдет в состояние Не согласован и инициатору придет задание на доработку документа. По завершении задания на доработку начнется новый цикл согласования. Если маршрут завершился, и все согласующие одобрили согласование – документ перейдет в состояние Согласован, маршрут согласования завершится.

Note

В зависимости от настроек маршрута, документ на доработку может отправляться или в конце цикла согласования (когда все участника параллельно-последовательного маршрута вынесли своё решение), или сразу после того этапа согласования, на котором были отрицательные решения. В типовой поставке по умолчанию настроен возврат на доработку сразу при завершении любого этапа с хоть одним отрицательным решением.

Базовые определения

Состояние документа – статус документа в рамках маршрута. Состояние документа в случае, если маршрут состоит только из этапов согласования может быть одним из следующих:

  • Проект – маршрут по документу не начат или прерван путем отзыва маршрута. Пока маршрут не запущен, пользователь может вносить изменения в маршрут в рамках разрешенных ему правилами доступа действий (обычно такие права выдаются создателю карточки документа).
  • На согласовании – маршрут согласования активен. В данном состоянии вносить изменения в маршрут могут только те, кому выданы соответствующие права, при этом разрешено редактирование только не начатых этапов.
  • Не согласован – цикл согласования завершен, и в рамках цикла были согласующие, не одобрившие документ, маршрут отправился на доработку документа. В данном состоянии пользователь может вносить изменения в маршрут в рамках разрешенных ему правилами доступа действий (обычно такие права выдаются исполнителю задания на доработку).
  • Согласован – цикл согласования завершен, все согласующие одобрили согласование. Финальная стадия согласования.
  • На доработке – документ был возвращен на доработку через элемент Меню системы → Действия → Маршрут → Вернуть на доработку или в опции этапа была отметка Вернуть после согласования. В этом состоянии документ также содержит задание доработки инициатору, опцией которого является начало нового цикла, если документ был возвращен на доработку пользователем, или продолжение согласования, если документ был возвращен опцией Вернуть после согласования.
  • Отмена – специальное состояние карточки, согласование было отменено соответствующим элементом меню.

Маршрут согласования – набор этапов согласования, каждый этап начинается согласно указанному порядку в рамках текущего цикла согласования.

Схема согласования - является этапом общего маршрута по документу. Схема согласования содержит в себе набор последовательно-параллельных этапов согласования, настраиваемых пользователем в виде визуальной схемы.

Цикл согласования – одно прохождение маршрута согласования.

Note

Цикл согласования может содержать результаты не всех этапов согласования, если согласование было отозвано, документ был возвращен на доработку или маршрут согласования был изменен после завершения цикла.

Этап согласования – часть маршрута согласования, содержащая согласующих, информацию о требуемых сроках завершения заданий на согласование, опции параллельности этапа и отправки задания на редактирование документа после завершения всех заданий на согласование в рамках этапа.

Параллельный этап – этап, все согласующие которого получают задание на согласование одновременно с началом этапа. Этап завершается, когда все согласующие завершили согласование.

Последовательный этап – этап, согласующие которого получают задание на согласование в соответствии с порядком, в котором они были указаны. Первый согласующий получает задание на согласование одновременно с началом этапа, каждый следующий согласующий получает задание одновременно с завершением задания предшествующего. Этап завершается, когда последний согласующий завершил согласование.

Состояние этапа согласования – статус этапа согласования в рамках текущего цикла согласования (см. Настройка этапов согласования). Состояние этапа меняется, когда начинается маршрут согласования, когда все согласующие одобрили/не одобрили согласование, при переходе к следующему этапу, отзыве согласования и т.д. Состояние этапа согласования может быть одним из следующих:

  • Не запущен – маршрут согласования не дошел до данного этапа, этап можно редактировать (при наличии соответствующих прав доступа).

  • Активен – маршрут согласования дошел до данного этапа, но не все согласующие, указанные в этапе, завершили задание на согласование. Редактирование активного этапа недоступно.

    Note

    При использовании схемы согласования (в отличии от этапов согласования) есть возможность редактирования не только активных этапов, но и “на лету” добавлять/удалять задания согласования (при наличии соответствующих настроенных прав доступа).

  • Завершен – маршрут согласования дошел до данного этапа и перешел к следующему, все согласующие, указанные в этапе, завершили задание на согласование. Редактирование завершенного этапа недоступно.

  • Пропущен - данное состояние у этапа может быть, если администратор настроил этап с дополнительными условиями и по данным условиям этап не должен выполняться для данного экземпляра документа. Доступно только для этапов маршрута, но не для этапов схемы согласования.

Отзыв согласования – прерывание маршрута согласования с возвращением документа в состояние Проект. Цикл согласования завершается, все этапы согласования получают статус Не запущен.

Возврат документа на доработку – прерывание маршрута согласования с отправкой инициатору маршрута задания доработки документа. По окончании задания доработки начинается следующий цикл согласования.

Отмена согласования – прерывание маршрута согласования с переводом документа в специальное состояние Отмена, все этапы согласования получают статус Не запущен.

Маршрут согласования для всех типов документов аналогичен. В данном руководстве маршрут согласования документов рассмотрен на примере согласования карточки договора.

Инициация маршрута в карточке договора

Работа с согласованием осуществляется в рамках карточки документа, которую необходимо для начала создать. Прежде чем отправлять договор на согласование, пользователь должен убедиться, что в карточке заполнены все необходимые для работы поля и добавлены нужные файлы, так как после запуска маршрута редактирование карточки может быть недоступно без соответствующих прав доступа, которые настраивает администратор системы.

Настроить и запустить маршрут по договору можно двумя способами, описанными ниже: с помощью настройки этапов согласования или схемы согласования. Оба описанных способа можно комбинировать в рамках одной карточки документа, при этом в типовой поставке настроено таким образом, что сначала выполнится схема согласования, а после получения всех положительных решений по схеме согласования, запустятся настроенные в табличном виде этапы согласования.

Note

Администратор системы может настроить маршрут таким образом, что схема согласования подставится в маршрут автоматически по преднастроенному администратором шаблону. В этом случае все описанные ниже возможности по редактированию схемы согласования все равно будут пользователю доступны (при наличии соответствующих прав доступа).

Настройка и запуск маршрута со схемой согласования

В отличии от маршрута по этапам, настроенным пользователем в виде таблицы заранее (т.е. до запуска процесса), при использовании схемы согласования необходимо сначала нажать кнопку запуска процесса и только потом, в диалоговом окне, настроить схему согласования, подтвердив повторно запуск маршрута.

Запуск схемы согласования

Для запуска маршрута согласования по схеме необходимо в карточке Договора в меню системы нажать на кнопку Запустить процесс по схеме согласования.

Note

Кнопка запуска процесса по схеме согласования будет доступна только в том случае, если для текущего сотрудника выданы соответствующие права с помощью правил доступа.

После нажатия на кнопку будет открыто диалоговое окно выбора шаблона процесса согласования. Есть два варианта:

  • Из списка доступных преднастроенных шаблонов двойным кликом левой кнопкой мыши выбрать нужный шаблон и тогда создастся схема по данному шаблону, которую можно будет скорректировать перед ее запуском.

    Note

    Т.к. в системе есть возможность сохранять шаблоны в “сломанном” виде, то после выбора шаблона в карточке документа может потребоваться обязательно донастроить схему согласования для возможности ее запуска.

  • Создать новую схему с помощью кнопки Создать с нуля, расположенной в верхнем тулбаре диалогового окна - будет создана новая пустая схема, пользователь сам настроит нужные этапы согласования.

После выбора одного из указанных вариантов будет открыта схема согласования, которую пользователь донастраивает перед непосредственным запуском маршрута согласования.

Настройка схемы согласования

В открытой схеме согласования имеются три основные рабочие области:

  • Сотрудники и Роли - левая область, предназначена для поиска сотрудников и ролей, которые будут добавляться на схему согласования.

    Справа от поля поиска сотрудника/роли по кнопке с изображением трех точек есть возможность включить/отключить поиск записей следующих типов: Сотрудник, Группа, Подразделение, Контекстная роль.

    Note

    Контекстная роль - это роль, преднастроенная администратором и которая в своем составе по умолчанию не имеет исполнителей, исполнитель по такой роли высчитывается для каждой карточки индивидуально. Например, роль “Руководитель инициатора” - исполнителем задания по такой роли для разных карточек документов могут оказаться разные сотрудники из разных подразделений, в зависимости от того, кто Инициатор документа (кто запустил процесс по документу).

  • Схема - средняя область, предназначенная для настройки схемы согласования. По умолчанию в новой схеме есть только два блока Начало и Конец, если же схема создана по шаблону - могут быть уже добавлены некоторые этапы согласования. Название новой схемы по умолчанию Новое согласование, а для схемы, созданной по шаблону, название берется из шаблона. Изменить название схемы согласования можно в правой области с настройками.

  • Настройки - правая область, содержащая Настройки процесса и Настройки этапа (выбранного на схеме этапа).
    • Настройки процесса
      • Название - название схемы согласования.

    • Настройки этапа - настройки для выбранного на схеме этапа согласования.

      • Срок (рабочие дни) - срок на исполнение задания согласования, можно указать дробное значение.

        Note

        По умолчанию подставляется срок, указанный Администратором системы в карточке Настроек процессов согласования.

      • Текст задания - текста задания на согласование, который увидит исполнитель задания.

        Note

        Для параллельных этапов согласования (группы сотрудников/ролей) срок и текст задания указывается сразу для всех заданий согласования, без возможности индивидуальной настройки.

Для добавления сотрудника или роли на схему согласования, необходимо в области Сотрудники и Роли выполнить поиск (ввести как минимум два символа), после чего на найденном сотруднике/роли зажать левую кнопку мыши и перетащить на схему, при этом перетащить можно как на свободную область, так и уже на добавленных согласующих - таким образом согласующие объединяются в группу, которая будет являться параллельным этапом согласования:

Для добавления соединяющей стрелки необходимо выделить согласующего/группу и из любой из сторон начать вести зажатый указатель мыши к нужному согласующему/группе.

Удалить выделенную группу или согласующего можно с помощью клавиши Del.

В итоге, для успешного запуска процесса по схеме согласования необходимо, чтобы схема была в собранном виде, т.е. имела полный путь от Начала до Конца по соединительным стрелкам и не имела “плавающих” согласующих/групп, не входящих в общий путь процесса. При этом есть возможность предварительно сохранить схему в “сломанном” виде, чтобы вернуться к ней позднее, донастроить и после выполнить запуск процесса.

Для запуска маршрута по документу необходимо нажать на кнопку Начать согласование, расположенную на верхнем тулбаре схемы согласования. При этом отправятся задания согласования первого этапа схемы.

Note

Администратор системы может настроить маршрут таким образом, что при запуске согласования по схеме система не запустит сразу саму схему, а сначала отправит задания, предшествующие схеме (например, обязательные неизменяемые этапы согласования по настроенному администратором маршруту) и только после их выполнения запустится схема.

Работа со схемой согласования

Статус выполнения схемы отображается в правой области карточки документа:

Возможные статусы схемы согласования:

  • В ожидании - схема согласования создана для документа, но пока не запущена. Доступно редактирование всей схемы. В данном состоянии в случае, если процесс по документу еще не запущен, схема может быть сохранена в “сломанном” виде.
  • Запущен - процесс по схеме согласования запущен, есть активные этапы согласования. В данном состоянии схема всегда должна быть в целостном виде. Доступно редактирование активных и не начатых этапов.
  • Не согласован - процесс по схеме прерван, документ не согласован. В данное состояние схема может перейти как сразу при получении отрицательного решения, так и только после вынесения решения на всех этапах схемы. По умолчанию в типовой поставке настроено прерывание выполнения схемы сразу после получения хоть одного отрицательного решения на любом из этапов схемы согласования. В данном состоянии доступно редактирование всей схемы согласования.
  • Согласован - процесс по схеме завершен, документ согласован, т.е. все согласующие вынесли положительное решение. В данном состоянии запрещено редактирование схемы согласования, однако есть возможность отзыва процесса.

Note

Указанные права доступа для схемы будут присутствовать только у тех пользователей, для кого администратор системы настроит соответствующие правила доступа.

Из этой же области с отображением статуса схемы согласования можно:

  • По кнопке Схема согласования открыть саму схему. После открытия схемы для перехода в режим ее редактирования необходимо на верхнем тулбаре окна схемы нажать на кнопку с изображение карандашика Перейти в режим редактирования.

  • При клике на любой эмоджи в данной области - посмотреть список согласующих, вынесших решение по документу/имеющих активное задание/ожидающих получения задания:

Исполнение задания согласования описано в разделе Согласование договора.

Важные особенности и дополнительные возможности при работе с активной схемой согласования:

  • В статусе “Не согласован” при редактировании схемы согласования есть возможность выбрать согласующих, которые вынесли положительное решение и далее в правой области настроек этапа выставить флаг Пропустить на этом цикле, тогда при запуске нового цикла, решение данного согласующего сохранится (с указанием номера цикла, на котором он принял данное решение) и он не получит нового задания согласования.
  • Есть возможность “на лету” добавлять и удалять задания согласования путем удаления/добавления согласующих на активную схему (в том числе для активных согласующих/групп).
  • В случае делегирования пользователем задания согласования, на схеме согласования в качестве согласующего будет отображаться сотрудник/роль, кому задание было делегировано, но при переходе в режим редактирования схемы отобразится изначальная роль, которая была настроена в схеме согласования.

  • Для активных и завершенных заданий у согласующего на схеме согласования внизу слева от аватара может отображаться дополнительная иконка со стрелочкой вниз или вправо, например:

    • вниз - задание было завершено заместителем,
    • вправо - задание было делегировано.

  • Если в схеме согласования присутствуют сотрудники или роли, которые на текущий момент скрыты в справочнике (т.е., вероятно более не актуальны, например, сотрудник уже уволен), то система выдаст соответствующее предупреждение и подсветит такого согласующего. Рекомендуется удалить данную его со схемы, при необходимости добавив актуального сотрудника или роль.

  • На тулбаре открытой схемы согласования при запущенном маршруте может быть доступна кнопка Отозвать процесс, если таковую настроил Администратор системы (см. настройки этапа “Процесс согласования” для маршрутов или действия “Процесс согласования” для бизнес-процессов).

Настройка шаблона схемы согласования

У пользователя есть возможность создать преднастроенные шаблоны схемы согласования, которые потом использовать в карточках документов для быстрого формирования необходимой схемы согласования. При этом схема, сформированная по шаблону, будет полностью доступна для редактирования в карточке документа, наравне со схемой, сформированной с нуля.

Список всех доступных для пользователя шаблонов можно найти на рабочем месте Пользователь, в представлении Шаблоны согласования.

Note

Администратор системы имеет доступ ко всем шаблонам всех пользователей, независимо от настроек прав доступа в шаблоне. Для отображения недоступных по умолчанию администратору системы шаблонов, необходимо открыть окно фильтрации в представлении шаблонов согласования, выставить там флаг Отображать скрытые параметры и выбрать появившийся фильтр Показать шаблоны всех пользователей.

Создать новый шаблон можно с помощью кнопки + Создать, расположенной в верхней правой части представления с шаблонами согласования, или же, находясь в любой части системы, из Меню системы -> Создать карточку -> Справочники -> Шаблон согласования. Создастся новый шаблон.

Важная особенность шаблонов схемы согласования в том, что они могут быть сохранены в “сломанном” виде, т.е. в виде черновика, например, без соединительных стрелок.

Настройка шаблона схемы согласования полностью аналогична настройке схемы в рамках карточки документа и описана в разделе Настройка схемы согласования.

Единственное отличие шаблона от схемы в части его настройки - это непосредственно сами настройки шаблона, расположенные в правой области карточки шаблона во вкладке Настройки процесса:

  • Название - название шаблона схемы согласования, по умолчанию будет использоваться как название схемы согласования в документе, с возможностью его скорректировать.
  • Описание - подробное описание шаблона схемы. В карточке документа при использовании данного шаблона, описание отображаться не будет. Описание служит только для помощи выбора нужного шаблона.
  • Доступ - настройки доступности шаблона для выбора в карточке документа:
    • Доступ на использование - список ролей, которые смогут выбирать данный шаблон в карточке документа. Поле можно оставить пустым, тогда шаблон будет доступен только его создателю.
    • Доступ на редактирование - список ролей, которые смогут редактировать данный шаблон. Поле можно оставить пустым, тогда шаблон для редактирования будет доступен только его создателю.
    • Типы - список типов документов, в которых для выбора должен отображаться данный шаблон. Если поле оставить пустым, то данный шаблон будет доступен для выбора из любого типа документа, для которого подключена функциональность согласования документа по схеме.

Удалить ненужный шаблон можно с помощью кнопки Удалить, расположенной в меню системы открытого шаблона.

Important

Если в шаблоне есть согласующие, отмеченные восклицательным знаком, то рекомендуется убрать их из схемы. Данный знак сигнализирует о том, что сотрудник или роль уже являются скрытыми в справочнике, что говорит, скорее всего, об их неактуальности.

Настройка маршрута (без схемы согласования)

Настройка этапов согласования

Вкладка Маршрут содержит информацию о текущем состоянии маршрута, а также область для настройки этапов маршрута.

На данной вкладке можно создать/отредактировать маршрут для согласования договора.

У маршрута есть инициатор, который указывается в соответствующем поле блока Сводка вкладки Маршрут. Инициатор получает задания на доработку по завершении этапов согласования или подписания, если была выбрана соответствующая опция, и по завершении цикла согласования/подписания, если были согласующие/подписанты, которые вынесли отрицательное решение.

Если при запуске согласования не был указан инициатор, система заполнит поле, указав текущего пользователя, запустившего процесс. После запуска согласования инициатор может быть изменен, но не может быть удален.

Комментарий к циклу маршрута – информационное поле, в котором указывается информация к циклу маршрута, доступная для участников маршрута.

Ниже описан механизм добавления новых этапов согласования вручную (необходимо в случае, если инициатору требуется добавить новые этапы в сформированный автоматически маршрут или если шаблоны этапов в системе не настроены администратором).

Для добавления нового этапа необходимо нажать на кнопку Добавить, расположенную под таблицей Этапы маршрута, после чего откроется диалоговое окно, где пользователю потребуется заполнить определенные поля:

  • Название – название текущего этапа согласования.
  • Срок (рабочие дни) – обязательно для заполнения, если не указана дата выполнения. Количество рабочих дней на исполнение задания на согласование указанными согласующими, конкретный срок исполнения задания вычисляется в момент старта этапа.
  • Дата выполнения - обязательно для заполнения, если не указан срок. Дата и время, когда задания текущего этапа должны быть выполнены, при этом если на предыдущих этапах маршрута были задержки с исполнением задания, может оказаться ситуация, что задание будет отправлено сразу с просроченным сроком исполнения, в отличии от поля Срок, которое гарантирует, что задание не будет отправлено с просроченным сроком.
  • Состояние – состояние этапа. Не доступно для редактирования, меняется автоматически по ходу маршрута согласования.

  • Согласующие – согласующие текущего этапа. Можно указать как конкретных сотрудников, так и роли.

    Для каждого согласующего можно указать дополнительных согласующих, которым будет отправлено задание на дополнительное согласование. Для указания дополнительных согласующих необходимо нажать левой кнопкой мыши на имя нужного сотрудника или роль, появится дополнительное поле для ввода:

    • Исполнители для выбранного согласующего - список сотрудников или ролей, кому будет отправлено задание дополнительного согласования. Данные задания отправляются одновременно с родительским заданием согласования. Решения дополнительных согласующих заносятся в историю заданий и лист согласования, однако не влияют на итоговый результат согласования.

    • Первый исполнитель - ответственный - в случае, если флаг выставлен, то первый из указанных в списке Исполнителей будет считаться ответственным.

      Данный флаг имеет смысл, если для данного документа настроено автоматическое завершение просроченных заданий согласования: в качестве итогового решения по заданию автоматически будет принято решение ответственного дополнительного согласующего.

      Note

      Согласующий, для которого указаны дополнительные согласующие, отмечается в списке специальным символом (+) перед названием роли.

  • От имени (сотрудник или контекстная роль) - сотрудник или контекстная роль, от имени кого будут отправлены задания данного этапа. Данное поле могут заполнить только администраторы через шаблоны этапов. Если поле не заполнено, то задания будут отправляться от имени инициатора.

  • Вид - отображаемый вид задания. Если оставить пустым, то вид задания будет Согласование.
  • Комментарий - комментарий к текущему этапу согласования.

Вкладка Основные настройки:

  • Параллельный этап – флаг выставляется в случае, если текущий этап согласования должен проходить параллельно (актуально, если в поле Согласующие указано более одного согласующего).
  • Вернуть при несогласовании – вернуть договор на доработку инициатору при несогласовании хотя бы одним из согласующих.
  • Рекомендательное согласование - если выставить флаг, то решения согласующих на текущем этапе не будут влиять на итог согласования, т.е. при несогласовании не будет возврата на доработку, документ будет все равно считаться согласованным.

Вкладка Дополнительно:

  • Вернуть после согласования – отправить договор на доработку инициатору при согласовании всеми текущими согласующими. После доработки документ отправится далее по маршруту.

  • Отключить автоматическое согласование - отключить для данного этапа автоматическое завершение задания согласования.

  • Настройки прав доступа для исполнителей на этапе:

    • Редактировать карточку – дать права доступа на редактирование карточки договора согласующим этапа.
    • Редактировать любые файлы – дать права доступа на редактирование приложенных файлов согласующим этапа.

Warning

Не рекомендуется выставлять флаги Редактировать карточку, Редактировать любые файлы при параллельных этапах, т.к. это может привести к конфликту при сохранении данных.

Очередность этапов можно изменить путем перемещения выделенного этапа с помощью кнопок (расположенных под таблицей), для этапов, добавленных автоматически из преднастроенных шаблонов, может быть запрещена возможность перемещения.

После создания маршрута согласования карточку необходимо сохранить.

Для прокрутки маршрута можно использовать колесо мыши. Для изменения масштаба отображения – Ctrl+Колесо мыши.

При наличии соответствующих прав доступа, сотрудник может вносить правки в маршрут даже после его запуска, а также добавлять новые этапы, пока маршрут не завершен. Редактирование доступно только для этапов в состоянии Не активен.

Пересчет маршрута

Маршрут, по которому будет следовать документ, может включать в себя этапы из предварительно настроенных администратором шаблонов этапов.

Этапы будут автоматически подставляться в маршрут документа в зависимости от тех или иных условий: типа документа, инициатора, прочих сложных условий, зависящих от данных в текущей карточке.

Для подстановки этапов во вкладке Маршрут необходимо нажать кнопку Пересчитать, после чего система найдет подходящие шаблоны и автоматически добавит их в таблицу Этапы маршрута.

Important

При повторном нажатии на кнопку Пересчитать система произведет пересчет маршрута и внесет изменения в таблицу. При пересчете могут быть добавлены, удалены или изменены некоторые этапы в соответствии с изменением шаблона этапов. При пересчете маршрута система предупреждает пользователя о внесенных изменениях.

Note

Пересчет маршрута также выполняется при нажатии кнопки Запустить процесс, поэтому нажатие кнопки Пересчитать не является обязательным, т.к. система в любом случае при попытке запуска маршрута проверит, есть ли настроенный шаблон для данной карточки и, при необходимости, внесет изменения в маршрут, выведя информационное сообщение о том, что маршрут был изменен.

Пересчет маршрута также автоматически выполняется при отправке договора на доработку при несогласовании.

Возможность редактировать и перемещать этап, добавленный с помощью шаблона, настраивается администратором в шаблонах этапов.

Warning

Если добавленный из шаблона этап доступен для редактирования, и его отредактировали, а Администратор после этого изменил параметры в данном шаблоне, то при пересчете маршрута в карточке договора этот этап не будет обновляться.

Этапы из шаблонов могут добавляться как в начало списка, так и в конец, это зависит от того, как Администратор системы настроил маршрут.

Также существуют некоторые особенности пересчета после удаления или неподтверждения шаблона (т.е. если изменили параметры карточки/параметры шаблона, и шаблон более не должен применяться для данной карточки) для этапов, у которых есть возможность редактирования:

  • Если этап не изменен пользователем, то при пересчете этап удаляется автоматически.
  • Если этап изменен пользователем, то он не удаляется автоматически, а преобразуется в ручной и при пересчете учитывается как ручной (т.е. доступный для удаления).

Note

Этапы из шаблонов (настроенных Администратором системы) являются обязательными, т.е. пользователь не может отказаться от подстановки таких этапов, однако, некоторые из таких этапов пользователь сможет удалить из маршрута, если Администратор для данных этапов внес настройки, позволяющие удалять этап.

Запуск маршрута

После того, как все необходимые поля карточки заполнены, приложен файл согласуемого договора и настроен маршрут, по карточке договора можно запустить маршрут, нажав в меню системы кнопку Запустить процесс, после чего появится диалоговое окно, в котором необходимо подтвердить решение, нажав на кнопку Да.

В правой части карточки отобразится таблица Текущие участники процесса, показывающая активные задания на текущий момент. Для исполнителей заданий - отобразятся доступные им задания.

Note

Администратор системы может настроить расположение кнопки запуска процесса на тулбаре карточки (см. Карточка “Вторичный процесс”. Режим Кнопка).

На вкладке Маршрут сменится значение поля Состояние на На согласовании, а также сменится состояние первого этапа согласования на Активен.

Согласование договора

Все карточки договоров, по которым у текущего пользователя есть задания на согласование, можно просмотреть в представлении Мои задания → По типу задания → Согласование.

Для принятия решения о согласовании, необходимо в указанном представлении открыть интересующую карточку, дважды нажав левой кнопкой мыши по строке. Карточка откроется в новой вкладке, в правой области карточки отобразится само задание, которое необходимо взять в работу.

При получении задания на согласование согласующий просматривает данные в карточке и приложенные файлы. При необходимости согласующий может получить информацию о текущем состоянии согласования договора. Если это не первый цикл согласования и основной файл документа был изменен на доработке, согласующий может увидеть эти изменения путем сравнения версий файла (см. Список версий и Сравнение файлов).

У согласующего есть возможность внести свои правки в текст договора, для этого необходимо создать копию договора. Созданную копию файла можно открыть на редактирование.

Note

Если для текущего этапа установлены дополнительные права доступа, то при взятии задания в работу соответствующие данные станут доступны для редактирования. При этом, если Администратор системы для задания отключил кнопку взятия в работу для заданий - права доступа будут выданы только после выполнения какого-либо дополнительного действия с заданием (например, запросить комментарий или дополнительное согласование).

Note

В секции файлов можно использовать различные инструменты для удобного просмотра списка файлов: группировку, сортировку, фильтрацию. Также администраторы системы могут настроить автоматическую группировку файлов, которая будет применяться сразу при открытии карточек. Более подробно о доступных инструментах в секции файлов, а также ссылки на руководство администратора для настройки автогруппировки см. в разделе Сортировка, группировка, фильтрация.

Для задания на согласование пользователю доступны следующие основные действия:

  • Согласовать - согласовать документ. При согласии поле Комментарий не обязателен для заполнения.
  • Не согласовать - не согласовать документ. При несогласии необходимо добавить комментарий в соответствующее поле.

Дополнительные действия над заданием доступны каждому согласующему и открываются нажатием на кнопку V:

  • Делегировать - полная передача полномочий по исполнению задания согласования другому сотруднику, подробно описано в разделе Делегирование задания.
  • Запросить комментарий - запрос комментария у необходимого сотрудника.
  • Запросить дополнительное согласование - запрос дополнительного согласования подробно описан в соответствующем разделе.
  • Отложить - откладывание исполнения задания на указанный срок, подробней в подразделе Отложить раздела с описанием работы с заданиями.
  • Вернуть на роль - снятие задания с работы, при этом задание станет доступно всем сотрудникам роли, если для текущего этапа в качестве согласующего указана роль.

Также, если в системе настроен модуль Мобильное согласование, то согласующий имеет возможность вынести решение по договору, ответив на электронное письмо-уведомление.

При завершении задания договор отправится далее по маршруту.

Запрос комментария

При нажатии на кнопку Запросить комментарии, в задании появятся дополнительные параметры, которые необходимо заполнить:

  • Комментаторы – сотрудники, кому будет отправлен вопрос, при этом на всех указанных сотрудников будет отправлено одно задание комментирования (т.е. при завершении задания одним из комментаторов, задание пропадет у других).
  • Вопрос – текст вопроса.

После нажатия на кнопку Запросить комментарии, комментаторам будет отправлено задание на комментирование (см. Комментатор). В задании текущего согласующего отобразится информация о том, что отправлен запрос комментаторам.

Отправленные задания комментирования, пока они не завершены, можно отозвать с помощью действий автора.

Согласующий может завершить задание на согласование, не дожидаясь ответа от комментаторов (при этом все активные задания на комментирование будут автоматически отозваны). Соответствующие записи будут в истории заданий.

При получении ответа на запрос комментариев, соответствующая информация отобразится в задании:

  • Комментатор - сотрудник, завершивший задание на комментирование (написавший ответ на вопрос).
  • Вопрос - текст вопроса, направленный комментатору.
  • Ответ - комментарий, являющийся ответом на вопрос.

Двойным нажатием левой кнопки мыши по строчке комментария можно открыть ответ на запрос в диалоговом окне и посмотреть детали.

Запрос дополнительного согласования

Запросить дополнительное согласование можно у любого сотрудника или роли. Данная функциональность также доступна для этапов подписания в случае, если она была включена администратором системы. При нажатии на кнопку Запросить дополнительное согласование, в задании появятся дополнительные параметры, которые необходимо заполнить:

  • Исполнители – сотрудники (или роли), кому будут отправлены задания на дополнительное согласование документа.

  • Первый исполнитель - ответственный - в случае, если флаг выставлен, то первый из указанных в списке исполнителей будет считаться ответственным (может быть только один).

    Note

    Флаг имеет смысл выставлять, если для данного документа настроено автоматическое завершение просроченных заданий согласования: в качестве итогового решения по заданию автоматически будет принято решение ответственного дополнительного согласующего. Например, если ответственный дополнительный согласующий вынес решение - Не согласовать и, при этом, для данного вида документа настроено автоматическое согласование и задание просрочено на указанный в настройках автоматического согласования срок, то результатом автосогласования по текущему заданию будет - Не согласовано.

  • Длительность, рабочие дни - срок для исполнения заданий дополнительного согласования.

  • Комментарий - комментарий для дополнительных согласующих.

После нажатия на кнопку Запросить дополнительное согласование, указанным исполнителям будут отправлены задания на дополнительное согласование - каждому своё.

В задании текущего согласующего отобразится информация о том, что отправлены запросы на дополнительное согласование.

Отправленные, но пока не завершенные задания дополнительного согласования, при необходимости, можно отозвать с помощью действий автора.

Согласующий может завершить задание на согласование, не дожидаясь ответа от дополнительных согласующих, при этом активные задания на дополнительное согласование будут автоматически отозваны.

После вынесения решения дополнительным согласующим, основной согласующий в задании увидит, что задание дополнительного согласования было завершено с состоянием Согласовано/Не согласовано. С помощью двойного нажатия на строчку дополнительного согласующего, можно открыть диалоговое окно и подробно ознакомиться с решением согласующего, также на вкладке История задания можно посмотреть решения дополнительных согласующих и их комментарии.

Аналогично, информация по заданиям дополнительного согласования отобразится в Листе согласования.

Делегирование задания

При нажатии на кнопку Делегировать, в задании появятся дополнительные параметры, которые необходимо заполнить:

  • Роль – сотрудник или роль, кому будет делегировано задание на согласование.
  • Комментарий – комментарий при делегировании.

После нажатия на кнопку Делегировать, указанному делегату будет отправлено задание на согласование, при этом:

  • Все активные задания комментирования будут автоматически отозваны.
  • Все не завершенные задания дополнительных согласующих останутся активными и будут отображаться в соответствующей таблице нового задания (т.е. задания делегата).

У текущего согласующего задание на согласование пропадет.

Задание на согласование для делегата аналогично заданию согласующего, в нем доступны все функции, включая делегирование, запрос дополнительного согласования и запрос комментариев. В тексте задания будет указан комментарий сотрудника, делегировавшего задание.

Комментатор

Все карточки, по которым текущему сотруднику отправлены задания на комментирование можно просмотреть в представлении Мои задания → По типу задания → Комментирование.

Открыв карточку договора, в правой области отобразится задание. Сотруднику необходимо ввести ответ на вопрос и нажать на кнопку Добавить комментарий.

Задание на комментирование завершится.

Дополнительный согласующий

Все карточки, по которым текущему сотруднику отправлены задания на дополнительное согласование можно просмотреть в представлении Мои задания → По типу задания → Дополнительное согласование.

После открытия карточки договора, в правой области отобразится задание, которое необходимо взять в работу. В задании отображена таблица со списком всех заданий дополнительного согласования, отправленных основным согласующим на разных сотрудников или роли.

Дополнительный согласующий может завершить задание одним из вариантов: Согласовать или Не согласовать. При нажатии на любой из указанных вариантов откроется дополнительное окно для ввода комментария.

До вынесения решения по документу у дополнительного согласующего есть возможность запросить комментарии или запросить дополнительное согласование, которое будет дочерним по отношению к текущему заданию дополнительного согласования.

Warning

Решение дополнительного согласующего не влияет на итоговое решение процесса согласования. Однако, если для данного вида документа настроено автоматическое согласование, основной согласующий вовремя не завершил свое задание, а ответственный дополнительный согласующий вынес свое решение, то результатом автоматического согласования родительского задания будет решение дополнительного согласующего.

Решение дополнительного согласующего заносится в Историю заданий и Лист согласования.

Также, если в системе настроен модуль Мобильное согласование, то согласующий имеет возможность завершить данное задание, ответив на электронное письмо-уведомление.

Отзыв процесса

Для согласуемого договора имеется возможность выполнить отзыв документа с маршрута, права доступа для данной опции настраиваются администратором системы. Чтобы воспользоваться одним из трех вариантов отзыва, необходимо открыть карточку документа, в меню системы выбрать Действия → Маршрут:

  • Вернуть документ на доработку – процесс по договору будет прерван, состояние карточки сменится на Доработка, текущий цикл маршрута завершится, инициатор получит задание на доработку документа. После внесения необходимых изменений инициатор сможет снова отправить договор по маршруту путем завершения задания доработки.
  • Отменить процесс - процесс по договору будет прерван, состояние карточки сменится на Отмена. Повторно запустить маршрут по договору можно будет с помощью Меню системы – Запустить процесс.
  • Отозвать процесс – процесс по договору будет прерван, состояние карточки сменится на Проект. Повторно запустить маршрут по договору можно будет с помощью Меню системы – Запустить процесс.

Note

Дополнительно на тулбаре схемы согласования может быть доступна кнопка отзыва процесса, если таковую настроил Администратор системы.

Если пользователь не может отозвать процесс, в связи с ограничением прав доступа, то ему будет показано предупреждение “Недостаточно прав для отзыва процесса согласования”.

Завершение согласования

В зависимости от одобрения и/или не одобрения согласования участниками этапов, маршрут согласования перейдет в состояние Согласован или Не согласован. Сначала будет рассмотрен сценарий, при котором маршрут перейдет в состояние Не согласован, т.к. данное состояние не является заключительным для маршрута согласования.

Если все этапы были завершены и были не согласовавшие, документ перейдет в состояние Не согласован, что будет отражено в соответствующем поле. И инициатор получит задание на доработку.

Когда маршрут согласования завершится так, что все согласующие согласовали, документ перейдет в состояние Согласован, что будет отражено в соответствующем поле.

Note

На этапах других типов могут быть другие состояния, а также в проектном решении состояния на разных этапах маршрута могут быть переопределены. В данном разделе описаны состояния карточки договора в случае, когда маршрут состоит только из этапов согласования.

Доработка договора Инициатором

Все карточки, где имеются задания на доработку можно просмотреть в представлении Мои задания → По типу задания → Доработка.

При возврате договора на этап доработки (который расположен первым этапом маршрута), система производит пересчет маршрута, т.е. ищет подходящие шаблоны и возможно изменит маршрут. Пересчет система производит автоматически и маршрут может быть изменен в следующих случаях:

  • Администратор изменил этапы в шаблоне.
  • Администратор удалил/добавил новые шаблоны.
  • Изменились какие-то параметры карточки.

Warning

Как было сказано в разделе Пересчет маршрута согласования, важно помнить о том, что шаблонные этапы, которые были изменены инициатором не будут обновлены, даже если шаблоны были изменены Администратором.

Задания инициатору на доработку приходят в следующих случаях:

  • если в настройках этапа согласования выставлен флаг Вернуть после согласования - задание на доработку приходит после того, как согласующий (или все согласующие, если это параллельный этап) вынесет положительное решение по документу;
  • если в настройках этапа согласования выставлен флаг Вернуть при несогласовании - задание на доработку приходит после того, как согласующий (или все согласующие, если это параллельный этап) вынесет отрицательное решение по документу;
  • независимо от настроек этапа согласования - задание на доработку приходит в случае, если по маршруту хотя бы один согласующий вынес отрицательное решение.

Note

В данном примере описаны случаи, когда инициатор получает задания на доработку по документу, если маршрут состоит только из этапов согласования. Однако, в аналогичных случаях инициатор получает задание на доработку и по этапам типа Подписание. Помимо этого, в проектном решении маршрут может быть настроен таким образом, чтобы задания на доработку приходили в иных случаях и на другую роль.

Открыв карточку договора, задание необходимо взять в работу.

Инициатор может просмотреть информацию по маршруту, а также вынесенные решения согласующими (см. Контроль процесса согласования).

Для удобства работы с копиями файлов, созданными согласующими, их можно сгруппировать по циклам согласования.

В меню секции файлов при этом появится дополнительный пункт для выбора режима отображения файлов: Все файлы, Файлы текущего цикла, Файлы текущего и предыдущих циклов.

Отключить группировку можно с помощью этого же меню: Группировка → Без группировки.

Note

В секции файлов можно использовать различные инструменты для удобного просмотра списка файлов: группировку, сортировку, фильтрацию. Также администраторы системы могут настроить автоматическую группировку файлов, которая будет применяться сразу при открытии карточек. Более подробно о доступных инструментах в секции файлов, а также ссылки на руководство администратора для настройки автогруппировки см. в разделе Сортировка, группировка, фильтрация.

У инициатора есть возможность объединить все правки согласующих в один документ (доступно для docx файлов). Для этого в области файлов необходимо нажать кнопку множественного выбора и выделить все копии согласующих, а также основной файл договора, далее нажать правую кнопку мыши на основном файле и выбрать пункт меню Объединить с текущим в Word (для объединения файлов через MS Word) или Объединить в браузере (для объединения файлов через P7-Офис, если он настроен для системы).

Откроется основной файл договора, в котором в режиме правки будут занесены правки всех согласующих.

Инициатор может принять или отклонить правки согласующих. Далее документ необходимо сохранить и закрыть.

Note

Все возможности по работе с файлами в карточке документа описаны в разделе Работа с файлами.

После внесения всех необходимых правок в карточку и документ (а также, при необходимости и наличии соответствующих прав - в маршрут), инициатор может отправить договор на повторный цикл согласования, нажав кнопку Начать новый цикл в баллоне задания.

Регистрация договора

После того, как договор успешно согласован (состояние договора – Согласован), договор можно зарегистрировать. Подробно процесс регистрации договора описан в разделе Регистрация документов типового решения.

Когда договор будет зарегистрирован, функция отзыва процесса станет недоступна.

Note

Функция регистрации документа доступна и для документов в других состояниях (Проект, Не согласован, Отмена и др.). При регистрации такого документа маршрут по документу будет прерван, опция Запустить процесс станет недоступной, а при отмене регистрации документ вернется в состояние Проект.

Контроль процесса

Просмотреть историю маршрута, а также состояние процесса по конкретному договору можно с помощью следующих возможностей системы:

Текущие участники процесса

Для каждой карточки договора при активном маршруте в области заданий (правая область карточки) отображается информация по текущим участникам.

В данной области отображаются только активные задания по карточке. Для каждого задания отображается следующая информация:

  • Роль – роль или сотрудник, кому отправлено задание;
  • В работе у – сотрудник, взявший задание в работу;
  • В работе с – дата и время взятия задания в работу.

История заданий

На вкладку История заданий системой автоматически записываются все действия по заданиям карточки.

На вкладке для каждого действия отображена следующая информация:

  • Задание – тип задания;
  • Состояние - состояние задания с указанием сотрудника, на кого назначено задание;
  • Дата - дата создания задания;
  • Вариант – выбранный исполнителем вариант завершения задания;
  • Завершено сотрудником – сотрудник, выполнивший действие;
  • Результат – данные (комментарии) по выполненному действию.

Для просмотра более подробной информации по какому-либо действию необходимо нажать правой кнопкой мыши на нужную строку и в открывшемся контекстном меню нажать Показать подробности, после чего откроется окно с дополнительной информацией:

Лист согласования

Для каждого согласуемого документа автоматически формируется лист согласования. Лист согласования в формате html приложен на основной вкладке карточки в разделе Файлы.

В листе согласования содержится актуальная информация по активным и завершенным заданиям маршрута. Каждый цикл согласования представлен отдельным блоком, содержащим таблицу о действиях, совершенных в рамках данного цикла.

  • Колонка Сотрудник – содержит информацию о пользователе, который совершил действие.
  • Колонка Роль – роль, на которую было назначено задание.
  • Колонка Решение – опция, с которой было завершено задание или действие начала/прерывания цикла согласования, такое как Начать новый цикл, Отозвать процесс или Вернуть документ на доработку.
  • Колонка Получено – время создания задания.
  • Колонка Исполнено – время завершения задания или совершения действия начала/прерывания цикла.
  • Колонка Комментарий – комментарий к заданию или пояснение системы к действию начала/прерывания цикла.

Note

Настройка прямого или обратного порядка отображения записей в листе согласования доступна только Администратору.

Вкладка Маршрут

В случае, если маршрут был настроен с помощью этапов (см. Настройка этапов согласования), то для контроля на вкладке Маршрут имеется следующая информация:

  • Раздел Сводка:
    • Состояние – текущее состояние процесса;
    • Согласовали – сотрудники, согласовавшие договор в текущем цикле согласования.
    • Не согласовали – сотрудники, не согласовавшие договор в текущем цикле согласования.
  • Таблица Этапы маршрута:
    • Состояние – состояние этапа (Не запущен/Активен/Завершен/Пропущен).

Схема согласования

В случае, если маршрут был запущен с использованием схемы согласования (см. Настройка и запуск маршрута со схемой согласования), то для контроля выполнения процесса можно использовать визуальные инструменты отображения решений согласующих:

  • в правой области карточки отображается область с информацией по выполнению схемы согласования с информацией по количеству принятых отрицательных и положительных решений, а также по количеству активных и будущих этапов:

  • при клике на любой эмоджи в данной области отобразится детальная информация по принятым и ожидающимся решениям:

  • по кнопке Схема согласования можно посмотреть все принятые решения на схеме, а подведя указатель мыши к согласующему - дополнительную информацию, включая комментарий сотрудника, принявшего решение:

Подробней все особенности и возможности схемы согласования описаны в разделе Работа со схемой согласования.

Автоматическое согласование

Если в настройках типа документа была включена опция Автоматически согласовывать просроченные задания согласования, то документы, подпадающие под соответствующие настройки, по истечении заданного интервала просрочки, будут признаны системой, как согласованные автоматически. Информация об этом будет отражена в истории заданий, листе согласования, а также в еженощном отчете, в отдельной графе Автоматически согласованные документы с комментарием “Автоматически согласовано системой по истечении срока”.

Important

Функциональность автосогласования не работает для заданий согласования, отправленных по схеме согласования.

Если установлена настройка Уведомлять за N дней до завершения, пользователь в еженощном отчете будет оповещен о том, что документ будет вскоре согласован автоматически.

Note

Задания дополнительного согласования не подлежат автоматическому согласованию. Задание дополнительного согласования может быть отозвано в случае завершения родительского задания.

Для заданий согласования, по которым есть ответственный дополнительный согласующий, вынесший свое решение, результатом автосогласования будет решение этого дополнительного согласующего. Т.е., если дополнительный согласующий не согласовал документ, то результатом автосогласования родительского задания будет - Не согласовать.

Back to top