Типовой процесс исполнения задач

Процесс работы с задачами позволяет выдавать персональные задания с возможностью контроля исполнения, перенаправления и создания подзадач. К задаче могут быть приложены файлы, которые будут доступны в карточке задачи, но не будут отображаться в списке файлов карточки документа.

Note

Типовые задачи могут создаваться и отправляться как вручную (см. Создание и отправка задачи), так и из универсального процесса (настраивается администратором системы).

Основные понятия и принципы

В типовом процессе исполнения задач можно выделить следующие основные понятия:

• Автор - это сотрудник, контролирующий исполнение текущей ветки дерева задач. Для некоторых веток дерева можно указать другого Автора. Исполнитель задачи, создающий дочерние задачи (подзадачи), будет являться Автором для создаваемой ветки задач.
• Отправитель - это сотрудник, который фактически являлся отправителем (создателем) задания.
• Исполнитель - сотрудник, на кого назначена задача, или же сотрудник, входящий в роль, на которую назначена задача.
• Ответственный исполнитель - сотрудник, являющийся исполнителем основной задачи в случае, когда задача отправляется на несколько исполнителей с выставленным флагом Первый исполнитель - ответственный. Остальные исполнители являются исполнителями дочерних задач.
• Проверка исполнения (поле Вернуть на роль) - сотрудник, выполняющий контроль исполнения задачи. Включить проверку исполнения для задачи (т.е. возврат на роль) можно только до ее отправки, выставив флаг Вернуть после завершения.

Далее на примерах рассмотрены основные принципы работы процесса исполнения задач, а именно, кто и в каких случаях является владельцем (т.е. Автором) задачи.

Пример 1

Example

1. Сотрудник Иванов И. отправляет задачу Петрову П.:

   Автор - Иванов. И., Отправитель - Иванов. И., Исполнитель - Петров П.

2. Сотрудник Петров П., как Исполнитель, перенаправляет задачу Галлямовой Ю., включив проверку исполнения (проставив флаг Вернуть после завершения):

   Автор - Иванов И., т.е. Автор исходной задачи остается Автором для этой ветки дерева задач, Отправитель - Петров П., Исполнитель - Галлямова Ю., Проверка исполнения - Петров П. (Петров проставил флаг Вернуть после завершения, но не заполнил поле Вернуть на роль, поэтому он и осуществляет проверку исполнения).

3. Сотрудник Галлямова Ю., как Исполнитель завершает свою задачу, после чего сотрудник Петров П. получает задачу на проверку исполнения:

   Исполнитель - Петров П., Отправитель - Петров П., Автор - Иванов И. (т.е. Иванов по-прежнему остается владельцем данной ветки дерева задач).

На данном примере видно, что, несмотря на то, что Петров перенаправлял задачу и осуществлял проверку исполнения, Автором задачи все время был Иванов, который и инициировал процесс исполнения задачи. Однако задачу на проверку исполнения получает не Автор родительской задачи, а тот, кто включил проверку исполнения (либо тот, кто был указан в поле Вернуть на роль, если это поле было заполнено).

Note

При отправке задачи сотрудник может в качестве Автора указать другого сотрудника (например, своего Руководителя). Тогда указанный Автор станет владельцем всей текущей ветки дерева задач, а отправитель добавляется в список связанных с заданием ролей в качестве Отправителя и может в случае необходимости исполнять некоторые функции автора, такие как изменение срока исполнения, отзыв и т.д.

Пример 2

Example

1. Сотрудник Иванов И. отправляет задачу Петрову П.:

   Автор - Иванов. И., Отправитель - Иванов. И., Исполнитель - Петров П.

2. Сотрудник Петров П., как Исполнитель, перенаправляет задачу Галлямовой Ю., указав в поле От имени себя:

   Исполнитель - Галлямова Ю., Автор - Петров П., Отправитель - Петров П.

На данном примере видно, как в процессе исполнения ветки дерева сменился владелец задачи.

Пример 3

Example

1. Сотрудник Иванов И. отправляет задачу Петрову П.:

   Автор - Иванов. И., Отправитель - Иванов. И., Исполнитель - Петров П.

2. Сотрудник Петров П., как Исполнитель, создает подзадачу на Галлямову Ю.:

   Автор родительской задачи - Иванов И., Автор подзадачи - Петров П., Отправитель подзадачи - Петров П., Исполнитель подзадачи - Галлямова Ю.

В данном случае Автором подзадачи является Петров, т.к. он инициирует новую ветку дерева задач. Если исполнитель подзадачи (Галлямова Ю.) перенаправит задачу на Соколова С., то автором перенаправленной задачи будет Петров, а отправителем - Галлямова Ю., в то время как автором родительской задачи по-прежнему будет Иванов.

Пример 4

Example

1. Сотрудник Иванов И. отправляет задачу Петрову П. и Галлямовой Ю., выставив флаг Первый исполнитель - ответственный:

   Автор родительской задачи - Иванов. И., Отправитель родительской задачи - Иванов. И., Ответственный исполнитель - Петров П., Исполнитель дочерней задачи - Галлямова Ю., Автор дочерней задачи - Иванов И., Отправитель дочерней задачи - Иванов. И.

Этот пример похож на предыдущий, однако тут Автором подзадачи является Иванов. Если посмотреть историю заданий, то она будет идентична предыдущему примеру с одним отличием: в данном случае Автором подзадачи остался Иванов, т.к. подзадача, отправленная таким способом, относится к той же ветке дерева задач, что и родительская.

Создание и отправка задачи

Создать задачу можно по любой существующей в системе карточке, если для данного вида настроена возможность создания задач и при наличии соответствующих прав доступа у текущего пользователя. Для создания новой задачи необходимо открыть нужную карточку и в меню системы выбрать пункт Поставить задачу.

В правой области карточки отобразится постановка задачи.

С данной задачей можно выполнить следующие действия:

• Отправить – отправить задание исполнителям, указав необходимые параметры (описание параметров ниже).
• Под кнопкой скрыты дополнительные варианты завершения задачи. Для задания постановки задачи по умолчанию доступен только один дополнительный вариант: Отменить.

При отправке задачи сотрудник может заполнить следующие поля:

• Исполнители – исполнители задачи. В качестве исполнителей могут быть указаны как конкретные сотрудники, так и роли. Поле является обязательным для заполнения.
• Отдельная задача каждому исполнителю - данный флаг доступен только если указано более одного исполнителя. Если флаг выставлен, то каждому указанному исполнителю будет отправлено отдельное задание. Если флаг снят - задание будет отправлено на все роли сразу, исполнителем задачи будет сотрудник, первый взявший задачу в работу.
• Первый исполнитель - ответственный - данный флаг доступен, только если указано более одного исполнителя и выставлен флаг Отдельная задача каждому исполнителю. При выставлении флага первый сотрудник в списке исполнителей будет ответственным, задачи остальных исполнителей будут созданы как дочерние к задаче ответственного.
• Длительность, рабочие дни – длительность исполнения текущей задачи. Если поле заполнено, то при отправке задачи система автоматически вычислит конкретный срок исполнения задания с учетом рабочего календаря исполнителя и его временной зоны. Является обязательным для заполнения в случае, если не заполнено поле Дата выполнения.
• Дата выполнения – крайний срок выполнения текущей задачи, является обязательным для заполнения в случае, если не заполнено поле Длительность, рабочие дни.

• Дополнительно – при выставлении флага появляются дополнительные настройки задачи:

  • Вид – вид задания, выбирается из списка доступных видов заданий.

  • От имени – сотрудник, от имени которого будет отправлено текущее задание (тот, кто будет являться Автором для задания). Если не заполнять, то и Автором и Отправителем для задания будет текущий сотрудник, создавший задание. Если же это поле заполнить, то указанный в нем сотрудник будет Автором, а Отправителем в задании при этом будет текущий сотрудник.

    Note

    В данном поле для выбора доступны только те сотрудники, от имени которых текущему пользователю разрешено отправлять задачи, подробней см. Руководстве администратора.

• Вернуть после завершения – вернуть задание после завершения его исполнителем:

  • Вернуть на роль – сотрудник или роль, которому будет возвращена задача после завершения ее исполнителем для проверки исполнения.
• Комментарий – текст задания.

Также к задаче можно приложить файлы (см. Карточка задачи и работа с файлами).

После нажатия на кнопку Отправить задача будет отправлена указанным исполнителям.

Исполнение задачи

Все задачи для текущего исполнителя можно просмотреть в представлении Мои задания.

Также, если в системе настроен модуль “Мобильное согласование”, то исполнитель имеет возможность завершить задание, ответив на письмо-уведомление (см. Мобильное согласование и завершение задач).

В представлении необходимо открыть карточку и взять задание в работу с помощью кнопки В работу. При этом если задание было отправлено на роль, то после взятия в работу оно станет недоступно для остальных сотрудников роли.

У исполнителя задания есть возможность выполнить следующие действия:

• Завершить – завершить задание, указав комментарий. Если по текущему заданию были созданы подзадачи, то при завершении задания есть возможность отозвать дочерние (выставить соответствующий флаг).
• Отправить – отправить задачу другому исполнителю, указав необходимые параметры. При этом автором задачи останется сотрудник, отправивший основную задачу, а отправителем станет сотрудник, завершивший задание с вариантом Отправить.
• Под кнопкой скрыты дополнительные возможности:
  • Создать подзадачу – создать дочернюю задачу, указав необходимые параметры (см. Подзадачи).
  • Отложить – отложить задачу, указав срок.
  • Вернуть на роль – вернуть задание на роль, задание станет доступно всем сотрудникам роли (всем указанным исполнителям).

Исполнитель может перейти в карточку задачи, чтобы приложить какие-либо дополнительные файлы (т.е. приложить файлы именно к задаче, а не к карточке документа). Более подробно см. раздел Карточка задачи и работа с файлами.

Подзадачи

По каждой задаче можно отправить несколько подзадач. При создании подзадачи указываются те же параметры, что и при отправке задачи, кроме того, что нет возможности выставить флаг Вернуть после завершения, срок исполнения (длительность) не должен превышать срок исполнения родительской задачи, а также нет возможности указать, от имени кого отправляется задача.

Если указать в исполнителях несколько ролей, то автоматически появится флаг Отдельная задача каждому исполнителю, который позволит отправить несколько подзадач параллельно. Если эту галочку не указывать, то задание будет отправлено одно на всех, а исполнять его будет тот, кто первым возьмет в работу.

После отправки подзадачи в окне задачи будет отображен список подзадач с информацией об их состоянии.

Подзадачи могут порождать другие подзадачи и передаваться на другую роль. Кроме того, с ними возможны и прочие действия, доступные при работе с задачами. В случае отзыва или завершения родительского задания можно отозвать и подзадачи с помощью флага Отозвать подзадачи. Если этого не сделать, то дочерние задания будут оторваны от основной цепочки задач и будут существовать до тех пор, пока не будут завершены.

Возврат задания после завершения

Если при отправке задачи был выставлен флаг Вернуть после завершения, то после её исполнения при заполненном поле Вернуть на роль задание будет отправлено на сотрудника или роль из этого поля, при незаполненном - вернётся отправителю. Все задания, возвращенные после исполнения, можно просмотреть в представлении Мои задания, в колонке информация у таких заданий указано: “Задание возвращено после завершения сотрудником <Имя сотрудника>”.

У исполнителя такого задания, кроме действий, описанных выше, есть также возможность отозвать задание по кнопке Отозвать и изменить параметры задания (кнопка -> Изменить параметры задания).

Карточка задачи и работа с файлами

Как было сказано выше, задачи создаются только в контексте карточки какого-либо документа. Однако при этом задача - это отдельная карточка, к которой могут быть приложены дополнительные файлы и по которой можно смотреть историю исполнения.

Перейти в карточку задачи можно нажав на изображение скрепки в правом верхнем углу окна задачи.

Note

При переходе в карточку задачи карточка документа закрывается, система предложит предварительно сохранить карточку, если в нее были внесены какие-либо изменения. При возвращении карточка документа открывается заново.

В карточке задачи отображены: основная информация карточки документа, область файлов, область предпросмотра и область самой задачи. Также присутствует вкладка История заданий, в которой отмечаются действия по исполнению текущей задачи, а также дочерних.

Файлы могут быть приложены как Отправителем (при постановке задачи), так и Исполнителем. Чтобы у Исполнителя была возможность прикладывать файлы, задачу необходимо взять в работу. При добавлении файлов к задаче система предложит указать категорию - выбрать из списка или ввести вручную (более подробно см. раздел Работа с файлами).

Добавленные файлы будут отображаться в указанной категории и отметятся флагом (флагом отмечены будут только файлы, добавленные именно в этой задаче). Все файлы родительской карточки документа отображаются в категории “Файлы карточки”.

Также в карточке задачи видны все файлы, приложенные исполнителями к своим заданиям выше по дереву исполнения процесса. Например, если отправитель приложил файл к задаче и создал дочерние задачи, то этот файлы увидят все исполнители дочерних задач (как на рисунке выше).

Вернуться из карточки задачи в карточку документа можно, повторно нажав на изображение скрепки или нажав на кнопку <<вернуться в карточку на панели инструментов. При этом если к задаче были приложены какие-либо файлы, система предложит сохранить изменения. После возвращения в карточке документа в области задачи отобразится количество приложенных к задаче файлов.

Если по карточке документа созданы две разные задачи, то файлы этих задач не будут пересекаться, т.е. файлы одной задачи не будут отображаться в карточке другой задачи. Однако любой пользователь может посмотреть все файлы по любой задаче, перейдя в карточку нужной задачи из вкладки История заданий карточки документа.

Изображение скрепки отображается только в тех строках истории, где Исполнителем был приложен хотя бы один файл к карточке задачи. Чтобы перейти к карточке какой-либо задачи, где Исполнителем не приложено ни одного файла, необходимо вызвать контекстное меню на нужной строке в истории заданий и выбрать пункт Показать приложенные файлы - будет выполнен переход в карточку выбранной задачи.

Все файлы, добавляемые в карточки задач, не отображаются в секции файлов карточки документа. При необходимости файлы из карточки задачи можно скопировать в родительскую карточку документа (если есть права на создание файлов в карточке документа) с помощью пункта Копировать в карточку контекстного меню файла в карточке задачи. Скопировать можно любые файлы: как добавленные текущим исполнителем, так и другими. Скопированный файл сразу отобразится в секции файлов карточки задачи в категории “Файлы карточки”.

Действия автора и отправителя

Если автор или отправитель задания является одновременно и исполнителем, то в задании будет еще один вариант завершения – Отозвать. Этот вариант завершения отзывает задание, оставляя соответствующую запись в истории задания. Если же автор или отправитель задания не является одновременно его же исполнителем, то в области заданий будет присутствовать специальный фильтр показать скрытые задания.

После нажатия на показать скрытые задания будут отображены отправленные задачи, а также кнопка убрать скрытые задания, скрывающая задачи обратно под фильтр.

После нажатия на Скрытые по умолчанию действия, появляется вариант завершения Отозвать, который действует абсолютно так же, как описано выше, а также кнопка , под которой скрыты:

• Изменить параметры задания - у автора и отправителя задачи есть возможность изменить параметры отправленной задачи: срок исполнения, комментарий. После нажатия на кнопку параметры станут доступны для редактирования, а для сохранения внесенных изменений следует нажать на кнопку Изменить параметры как автор повторно.
• Скрыть действия, скрываемые по умолчанию - скрывает обратно скрытые по умолчанию действия.

После взятия исполнителем задачи в работу, в задании автора отобразится соответствующая информация. Нажав на исполнителя задачи можно просмотреть функциональные роли задания.

Права доступа к карточкам задач и карточкам документов, по которым созданы задачи

При использовании типового процесса исполнения задач в системе автоматически выдаются следующие права доступа:

• Карточка документа, по которой поставлена задача:
  • Исполнителю, Автору и Отправителю задачи - права доступа на чтение карточки документа и подписание приложенных файлов.
  • Исполнителю при взятии задачи в работу и Автору с Отправителем задачи - добавление новых файлов в карточку документа, а также редактирование собственных файлов.
  • После завершения задачи выданные права будут утрачены.
• Карточка задачи:
  • Чтение карточки задачи и ее файлов доступно любому сотруднику, который имеет доступ на чтение карточки документа, по которой поставлена задача.
  • Исполнителю при взятии задачи в работу и Автору с Отправителем задачи - права на добавление файлов к карточке задачи, а также редактирование и удаление любых файлов текущей задачи.
  • После завершения задачи остаются только права на чтение карточки.

В остальных случаях права рассчитываются согласно настроенным правилам доступа (подробнее принцип расчета прав описан в Руководстве администратора).

История заданий

Для каждой карточки имеется вкладка История заданий, на которой отображена история по исполнению и согласованию документа.

Более подробно данная вкладка описана в разделе Контроль процесса согласования.